bip logo

 

Logowanie



Odsłony

Użytkowników:
68
Artykułów:
2607
Odsłon artykułów:
1068889

Dyżury Radnych

Informacja z realizacji zadań Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli za okres od 01.01.2015r. do 31.12.2015r.

 

K. 0643.1.2016                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Stalowa Wola, 26.01.2016r.

 

 

Informacja

z realizacji zadań Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli

za okres od 01.01.2015r. do 31.12.2015r.

 

I.    Referat Kontroli w analizowanym okresie zajmował się realizacją następujących zadań:

  1. Gromadzenie i aktualizowanie przepisów z zakresu spraw zaliczanych do kompetencji w/w Referatu oraz analiza wszelkich zmian występujących w przepisach   i zapoznawanie się z nimi na bieżąco.
  2. Gromadzenie orzecznictwa związanego z tematyką przepisów dotyczących zadań Referatu.
  3. Analiza przepisów dotyczących poszczególnych jednostek organizacyjnych.
  4. Przygotowywanie planów i tez do kontroli.
  5. Przeprowadzenie kontroli w jednostkach organizacyjnych powiatu oraz analiza dokumentów przedstawionych do kontroli.
  6. Sporządzanie protokołów i sprawozdań zawierających analizę i ustalenia z kontroli.
  7. Przeprowadzenie narad pokontrolnych w jednostkach, w których prowadzonoi omówienie protokołów ze szczególnym zwróceniem uwagi na stwierdzone nieprawidłowości.
  8. Opracowanie projektów zaleceń pokontrolnych.
  9. Opracowanie projektów decyzji o zwrot nienależnie pobranej dotacji udzielonej z budżetu Powiatu Stalowowolskiego na prowadzenie szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych.
  10. Monitoring zaleceń pokontrolnych - poprzez analizę realizacji zaleceńw trakcie kontroli sprawdzającej oraz gromadzenie odpowiedzi na zalecenia pokontrolne.
  11. Analiza przyczyn występowania negatywnych zjawisk w kontrolowanychi poszukiwanie propozycji dotyczących sposobu wyeliminowania ich.
  12. Ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości.
  13. Udzielenie instruktażu i wyjaśnień dla pracowników kontrolowanych jednostek.
  14. Dokonanie oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwiew Stalowej Woli za 2014r.
  15. Koordynowanie procesu zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli.

II. W 2015r. pracownik Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym w Stalowej Woli przeprowadził ogółem 13 kontroli.

  1. W jednym przypadku, kontrola była prowadzona równocześnie w 2 placówkach, ponieważ placówki te były nadzorowane przez jeden organ, a dotyczyło to szkół niepublicznych.
  2. W 2015r. kontrole były prowadzone w jednostkach organizacyjnych Powiatu, w niepublicznych szkołach o uprawnieniach szkół publicznych, otrzymujących dotacje ze środków budżetu Powiatu oraz placówkach prowadzonych przez Stowarzyszenia.
  3. W 2015r. przeprowadzono następujące rodzaje kontroli:

-     dwie kompleksowe,

-     osiem problemowych,

-     trzy sprawdzające, z których sporządzono dwa sprawozdania i jeden protokół. Sprawozdania były sporządzane w tych przypadkach, gdzie wszystkie zalecenia zostały w pełni zrealizowane.

 

III. Kontrole przeprowadzono w następujących jednostkach:

 

Lp.

Nazwa jednostki

Rodzaj Kontroli

Ilość zaleceń pokontrolnych

1.

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie

Problemowa

 0

2.

Dom Pomocy Społecznej w Stalowej Woli

Sprawdzająca

 0

3.

Dom Pomocy Społecznej w Stalowej Woli

Problemowa

1

4.

Centrum Edukacji Zawodowej w Stalowej Woli

Kompleksowa

10

5.

Centrum Edukacji Zawodowej w Stalowej Woli

Sprawdzająca

0

6.

Stalowowolski Ośrodek Wsparcia i Interwencji Kryzysowej

Problemowa

3

7.

Warsztat Terapii Zajęciowej przy MOPS w Stalowej Woli

Problemowa

0

8.

Dom Dziecka ul. Podleśna 6 w Stalowej Woli

Sprawdzająca

0

9.

Dom Dziecka ul. Podleśna 6 w Stalowej Woli

Problemowa

0

10.

Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych „Twoja Szkoła” i Uzupełniające Prywatne Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych „Twoja Szkoła” z siedzibą ul. Poniatowskiego 55 w Stalowej Woli

Problemowa

3

11.

Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Stalowej Woli

Kompleksowa

3

12.

Dom Pomocy Społecznej w Irenie

Problemowa

0

13.

Centrum Kształcenia Ustawicznego i Ośrodek Dokształcania i Doskonalenia Zawodowego w Stalowej Woli

Problemowa

0

IV. W jednostkach organizacyjnych Powiatu, placówkach prowadzonych przez Stowarzyszenia oraz w niepublicznych szkołach o uprawnieniach szkół publicznych otrzymujących dotację z budżetu Powiatu Stalowowolskiego, przeprowadzono kontrole na następujące tematy:

  1. Prawidłowość wydatkowania środków finansowych przeznaczonych na dofinansowanie turnusów rehabilicyjnych.
  2. Gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.
  3. Całokształt funkcjonowania jednostki w zakresie usług bytowych, opiekuń i wspomagających oraz poziomu zatrudnienia i kwalifikacji pracowników.
  4. Realizacja zaleceń pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli.
  5. Gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątkowymi, a w szczególności:

-          prawidłowość zawierania umów,

-          stosowanie ustawy „Prawo zamówień publicznych” przy zakupie dóbr materialnych i usług,

-          określenie zakresu odpowiedzialności materialnej pracowników,

-          wykonywanie inwentaryzacji .

 

6. Funkcjonowanie kontroli zarządczej w placówce.

7. Prowadzenie akt osobowych pracowników oraz określenie ich zakresów czynności.

8. Prawidłowość wydatkowania środków finansowych otrzymanych z dotacji budżetu Powiatu Stalowowolskiego w latach 2013 i 2014.

9. Organizacja administracyjna obsługi szkoły, a w szczególności:

-          zdolność stanu zatrudnienia z arkuszem organizacyjnym szkoły,

-          określenie zakresów czynności pracowników.

10. Wykonywane zadań kierownika zakładu pracy, a w szczególności:

-          zatrudnienie i zwalnianie nauczycieli i innych pracowników szkoły,

-          przyznawanie nagród i wymierzenie kar porządkowych nauczycielom i innym pracownikom szkoły,

-          występowanie z wnioskiem w sprawie odznaczeń, nagród i innych wyróżnień dla nauczycieli i innych pracowników szkoły.

11. Kontrola warunków mieszkaniowych i socjalnych w placówce.

12. Organizacja pracy szkoły i warunki jej funkcjonowania.

13. Ocena jakości usług opiekuńczo wychowawczych świadczonych przez placówkę na rzecz wychowanków.

W większości kontrolowanych jednostek był realizowany jeden temat lub dwa tematy kontroli, w przypadku kontroli kompleksowej trzy i sześć tematów. Sprawdzano i analizowano dokumenty i przepisy związane z zagadnieniami wynikającymi z tych tematów .

V. Efekty przeprowadzenia kontroli.

  1. Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych /tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 885 z późn. zm./, dotyczących nadzoru i kontroli w zakresie spraw finansowo-księgowych w jednostkach organizacyjnych Powiatu oraz innych kontrolowanych placówkach.
  2. Bezpośrednim efektem z przeprowadzenia kontroli były protokoły (11), sprawozdania (2) , zalecenia pokontrolne (20) oraz decyzję w sprawie zwrotu nienależnie pobranej dotacji (3).
  3. Równocześnie w trakcie przeprowadzenia kontroli lub po jej zakończeniu udzielano instruktażu, udostępniano aktualnie obowiązujące przepisy z zakresu kontrolowanych zagadnień oraz wzory niektórych dokumentów opracowane przez pracownika Referatu Kontroli w Starostwie Powiatowym.
  4. Po zakończeniu kontroli były organizowane narady z Kierownikiem i Głównym Księgowym kontrolowanej jednostki i zainteresowanymi pracownikami, w trakcie których omawiano:

-           treść ustaleń zawartych w protokołach,

-           stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości.

5. Prowadzony jest monitoring realizacji zaleceń, a tym samym wykorzystania wyników kontroli poprzez żądanie odpowiedzi na zalecenia pokontrolne oraz prowadzenie kontroli sprawdzających.

6. Po przeprowadzonych kontrolach przekazano do jednostek organizacyjnych Powiatu następujące zalecenia pokontrolne:

1) Należy wprowadzić zmiany w Regulaminie Pracy jednostkisz, ponieważ zawiera on nieaktualne zapisy dotyczące sytemu pracy na stanowiskach: Starszy technik fizjoterapii oraz terapeuta.

2) Należy bezwzględnie przestrzegać przepisy art. 27 ustawy o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. 2013r. poz. 330) z późn. zm./ Wszelkie ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, a stanem ustalonym w drodze spisu z natury, należy wyjaśnić oraz ustalać sposób ich rozliczenia w protokole końcowym z inwentaryzacji.

3) Wartości niematerialne i prawne należy inwentaryzować na ostatni dzień każdego roku obrotowego, metodą weryfikacji czyli drogą porównania danych ksiągz odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, a nie spisem z natury, co miało miejsce podczas inwentaryzacji w 2013 roku.

4) Należy wartość magazynu „wypożyczalnia narzędzi” przenieść z ewidencji konta 013 (pozostałe środki trwałe) na konto 310 (materiały).

5) Nie dopuszczać w przyszłości do sytuacji aby jeden pracownik dokonywałi sprawdzenia arkuszy spisowych, będąc jednocześnie członkiem Komisji inwentaryzacyjnej.

6) Przestrzegać bezwzględnie przepisy art. 26 ust.1 pkt.2 – zobowiązujące jednostkę do przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji należności figurujących na koncie 201 drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu tych aktywów. Z pośród 14 kontrahentów salda potwierdziło 6 z nich w dniu 13.03.2015r., a więc już po ustawowym terminie potwierdzania sald, natomiast 8 kontrahentów nie potwierdziło zgodności sald należności w ogóle , ponieważ jednostka nie wystąpiła jednostkę do nich o pisemne potwierdzenie sald.

7) Należy uzupełnić oraz uaktualnić zapisy w Regulaminie Kontroli Zarządczej wo „Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych” m.in. o następujące elementy:

-          standardy odnoszące się do prawidłowego przepływu informacji oraz systemu komunikacji,

-          mechanizmy kontroli zarządczej w jednostce,

-          załącznik Nr 6, który według zapisów Regulaminu Kontroli Zarządczej ma stanowić kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej.

8) Należy przestrzegać zapisów §14 Regulaminu Kontroli Zarządczej, a mianowicie przeprowadzać co najmniej raz w roku samoocenę systemu kontroli z zarząw terminach ustalonych przez Dyrektora jednostki.

9) Należy przestrzegać plan finansowy jednostki po przeanalizowaniu potrzeb niezbędnych do jej prawidłowego funkcjonowania i realizowania jej zadań statutowych, a następnie dostosowywać go na bieżąco do faktycznych potrzeb.

10) Należy przestrzegać przepisy ustawy: Karta Nauczyciela, a w szczególności ustalenia zawarte w art.35 ust.1 w/w ustawy, który mówi o tym, że:   „w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć”.W badanym okresie (5 miesięcy) stwierdzono przekroczenie ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć u 29 nauczycieli.

 11) Umowy na dostawy i usługi, których termin zakończenia upływa w 2015 roku,   a zawarcie ich jest konieczne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki należy zawrzeć zgodnie z procedurą określoną w Regulaminie udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 000 EURO netto w jednostce.

12) Należy uaktualnić dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości oraz instrukcję kasową w jednostce w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy prawne.

13) Przestrzegać bezwzględnie przepisów art.26 ustawy o rachunkowości,  a w szczególności zasad przeprowadzania inwentaryzacji, według stanu na ostatni dzień roku obrotowego.

14) Instrukcję Inwentaryzacyjną należy wprowadzić odrębnym Zarządzeniem Dyrektora jednostki.

15) Wydatki szkoły związane z procesem kształcenia słuchaczy należy pokrywać z tego rachunku bankowego, na który jest przekazywana dotacja, ponieważ zgodnie z art.90 ust3c ustawy o systemie oświaty, „dotacja powinna być przekazywana na rachunek bankowy szkoły, a nie organu prowadzącego”.

Zgodnie z w/w przepisem każda szkoła otrzymująca dotację winna mieć założony odrębny rachunek i z niego pokrywać wszystkie wydatki, a badanie przepływów na tym rachunku, potwierdzać faktycznie poniesione wydatki i służyć rozliczeniu dotacji.

16) Zgodnie z art.252 ust.1 pkt. 1 i 5 ustawy o finansach publicznych - ta część dotacji, która została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, nienależnie udzielona lub pobrana w nadmiernej wysokości, podlega zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego wraz z odsetkami.

Obowiązek ten wynika z mocy praw, z ustawy o finansach publicznych.

1/      Wydatki z II półrocza 2013r. nie spełniające kryterium wydatków, które mogą być pokryte ze środków pochodzących z dotacji, przeznaczonej na dofinansowanie określonych zadań oświatowych:

-          Wynagrodzenie organu prowadzącego za obsługę administracyjno – księgowo, kadrową” w wysokości : 65 801,47 zł.

-          Wynagrodzenie za stałą obsługę administracyjno - prawną oraz pomoc z zakresu kadr, płac i rozliczenia dotacji” na kwotę : 7 500 zł.

-          Środki wypłacone za reklamę: dla szkoły za udostępnienie elewacji budynku w celu prowadzenia „kampanii społecznej” organu prowadzącego polegającej na umieszczeniu planszy o powierzchni 60 m2 na budynku szkoły ( baner)   oraz za wydruki informacji o szkole na materiale banerowym   na łączną kwotę: 3 984,46 zł.

-          Środki wypłacone za usługę pocztową na kwotę 729,60 zł. (brak dokumentu będącego podstawą dokonania wydatku w 2013r.),

-          Środki wypłacone na wynagrodzenie dla pracownika za miesiąc sierpień 2013r na kwotę: 1 951,77 zł.

Ogółem wydatkowano w II półroczu 2013r. niezgodnie z przeznaczeniem kwotę: 79 967,30 zł.

2/      Wydatki z 2014r. nie spełniające kryterium wydatków, które mogą być pokryte ze środków pochodzących z dotacji, przeznaczonej na dofinansowanie określonych zadań oświatowych:  

-          Wynagrodzenia za obsługę administracyjno – księgowo, kadrową”   na łączną kwotę : prowadzenia „kampanii społecznej” oraz za wydruki informacji o szkole na materiale banerowym na łączną kwotę: 7 893,49 zł.

-          Środki wypłacone z tytułu faktur wystawionych w 2013r. przedstawione w rozliczeniu jako zapłacone w roku 2014 na kwotę : 9 058,61 zł.

-          Środki wypłacone na wynagrodzenie nauczycieli za matury poprawkowe na łączną kwotę: 11 254,08 zł. (nie przedstawiono dokumentów wykazanych w rozliczeniu za 2014r.)

Ogółem w badanym okresie (2014r.) wydatkowano niezgodnie z przeznaczeniem kwotę: 148 660,08 zł.

17) Zadania z zakresu zamówień publicznych należy przydzielić w formie pisemnej - pracownikowi za nie odpowiedzialnemu.

18) Zaprowadzić w jednostce ewidencję (rejestr) dokumentów udzielonych zamówień publicznych.

7.W pięciu przypadkach do protokołu były dołączone wyjaśnienia Kierowników  jednostek kontrolowanych dotyczące badanych zagadnień:

1/      Wyjaśnienia do protokołu z dnia 30.04.2015r. z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Centrum Edukacji Zawodowej w Stalowej Woli.

2/      Wyjaśnienia do protokołu z dnia 01.06.2015r. z kontroli problemowej przeprowadzonej w Stalowowolskim Ośrodku Wsparcia i Interwencji Kryzysowej   w Stalowej Woli.

3/      Wyjaśnienia do protokołu z dnia 06.10.2015r. z kontroli problemowej przeprowadzonej w Prywatnym Liceum Ogólnokształcącym oraz Prywatnym Uzupełniającym Liceum Ogólnokształcącym dla Dorosłych „Twoja Szkoła” w Stalowej Woli.

4/      Wyjaśnienia do protokołu z dnia 29.10.2015r. z kontroli problemowej przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Irenie, prowadzonym przez Zgromadzenie Sióstr Opatrzności Bożej.

5/      Wyjaśnienia do protokołu z dnia 17.11.2015r. z kontroli problemowej przeprowadzonej w Centrum Kształcenia Ustawicznego i Ośrodka Dokształcania i Doskonalenia Zawodowego.

 

8. W jednym przypadku złożono zastrzeżenia do protokołu z kontroli. Po przeanalizowaniu zastrzeżeń, nie znaleziono podstaw do ich uwzględnienia. Również w tej jednostce zostało wszczęte postępowanie administracyjne w sprawie zwrotu dotacji udzielonej z budżetu Powiatu Stalowowolskiego na prowadzenie szkoły niepublicznej o uprawnieniach szkoły publicznej za: 2012r., 2013r. oraz 2014 rok. Jednostka ta odwołała się od Decyzji Starosty Stalowowolskiego w sprawie zwrotu dotacji za rok 2012 oraz pierwsze półrocze 2013r. do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Tarnobrzegu. SKO utrzymało w mocy zaskarżoną decyzję.

9. Realizacja zadań z zakresu koordynacji kontroli zarządczej.

W miesiącu styczniu 2015 roku pracownicy oraz kierownicy Starostwa Powiatowego w Stalowej Woli dokonali oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej ( samooceny) za rok ubiegły, poprzez uzupełnienie kwestionariuszy ankietowych zawierających pięć grup odpowiadających elementom kontroli zarządczej. Z przeprowadzonego badania ankietowego pracownik Referatu Kontroli dokonał analizy samooceny kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym, w efekcie czego został sporządzony raport z dokonania samooceny kontroli zarządczej.

10. Realizacja zadań z zakresukoordynacji procesu zarządzania ryzykiem.

1/      Dokonanie identyfikacji, oceny ryzyka oraz określenie metody przeciwdziałania ryzyku na rok 2016.

2/      Ocena zaistniałych wydziałowych ryzyk zidentyfikowanych w roku poprzednim.